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EFFICIENT DOCUMENTS MANAGEMENT SYSTEM

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( Notre eDMS n'est pour le moment disponible qu'en anglais )

Les Systèmes de Gestions de Documents Electroniques sont des programmes, procédures et/ou logiciels qui gèrent, contrôlent et fournissent divers accès à des documents éléctroniques.

Les fonctions importantes exécutées par les systèmes EDMS incluent:

  • Système de contrôle des multiples versions d'un document
  • Possibilité de travail collaboratif (ex maintenir des documents dans un esapce commun et contrôlé pour qu'un groupe d'utilisateurs puisse travailler ensemble)
  • Gestion du cycle de vie d'un document (edition, contrôle et validation avec un mécanisme d'approbation/rejet)
  • Indexation des documents pour une récupération plus aisée (recherche par mots clés)
  • Possibilité de modification des accès au document et de son contrôle (mise en place d'une structure permetant de définir les permissions sur le document)

Cliquez sur l'image pour l'afficher en plein écran (nouvelle fenêtre)

eDMS vous permet de gérer le cycle de vie entier d'un document introduit dans le système:

  • Le document est INTRODUIT dans le système eDMS par un utilisateur à partir d'un système de fchiers (station de travail, serveur, ...). Après ce premier ajout, toute l'activité du document sera tracée.
  • En fonction de la date de démarrage de l'activité du document, celui sera EN ATTENTE (si la date de démarrage est ultérieure à la date du jour) ou DISPONIBLE (si aucune date n'a été spécifiée).
  • Si le document demande à être contrôlé, il sera verrouillé et sera EN ATTENTE DE CONTROLE. Dès que le responsable du contrôle du document décidera si le document est valable ou pas, ce dernier sera soit DISPONIBLE, soit EN ATTENTE DE VALIDATION (si une demande de validation a également été faites pour ce document), soit REJETE AU CONTROLE. Si le document a besoin d'être validé, il sera donc en ATTENTE DE VALIDATION. Dès que le responsable de la validation décidera si le document est valable ou pas, ce dernier sera soit DISPONIBLE ou REJETE A LA VALIDATION (et donc non validé).
  • Si une nouvelle version de document doit être introduite dans le système eDMS, la version précédente du document doit avant tout être EXTRAITE du système. Vous pouvez dès lors effectuer des modifications sur cette version avant de réintroduire ce document dans le système. Pour les documents critiques, le processus de contrôle et/ou de validation sera appliqué à chaque nouelle introduction du document dans le système.
  • Si un utilisateur décide de ne plus utiliser un document, il/elle peut l'EFFACER du système.
  • Si une date de fin d'activité a été définie lors de la première introduction du document dans le système, ce dernier sera alors identifié par le système comme étant EXPIRE.

Avec son interface graphique intuitive pour les utilisateurs, eDMS vous permet de directement vérifier le status et le type de tous les documents gérés par le système.

Afin de correctement maintenir le système eDMS en place, certaines tâches de maintenance peuvent être directement réalisées à partir de l'application, comme par exemple la gestion des lieux de stockages des documents ou la maintenance de certaines listes utilisées par le système.

Cliquez sur l'image pour l'afficher en plein écran (nouvelle fenêtre)

De futures implémentations dans l'eDMS sont prévues afin de pouvoir y ajouter de nouvelles fonctionnalités qui vous aideront à mieux gérer vos documents, de manière plus rapide et plus efficace encore. Ce module étant centièrement gratuit, nous attendons de votre part de nous faire parvenir vos remarques et vos suggestions qui seront prises en compte dans les prochaines versions. Votre support est vital pour nous !!!

Vous pouvez télécharger notre Système de Gestion de Documents Electroniques à partir de notre package Korigan disponible sur notre site http://www.no-sod.net.


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